ZopeFax Dokumentation: Dokumentation der T-Systems GEI GmbH Business Unit Sachsen, Version 1.02 (27.11.2003) | ||
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Dieser Dokumentationsabschnitt erläutert kurz die graphische Benutzeroberfläche für die Fax-Manager und die Nutzer. Es wird damit eine kurze Einführung in die Fax-Umgebung gegeben und die durchführbaren Aktionen im System detailliert erklärt.
Befinden sich ein oder mehrere Faxe in der Faxmanager-Inbox, so stellt sich die Oberfläche wie folgt dar:
Am linken oberen Rand stehen die Reiter "Dokumentation", "Persönliche Inbox", "Faxnutzerordner" und "Papierkorb" zur Verfügung.
Im mittleren Bereich der Oberfläche befindet sich eine Übersichtstabelle mit folgenden Spalten:
Kontrollkästchen
Faxname
Eingang am
Qualität
Seiten
Absender-Nr.
Aktionen "ansehen" und "info"
Unter dieser Tabelle befindet sich eine Buttonleiste mit den Aktionen:
Nutzer intern zuteilen
Nutzer per E-Mail zuteilen
Entfernen
Zurücksetzen
Refresh
Befindet sich kein Fax in der Manager-Inbox, wird die oben beschriebene Tabelle nicht mehr angezeigt.
Es erscheint stattdessen folgende Meldung: Herzlich willkommen in der Faxmanager-Inbox. Zurzeit befinden sich keine Faxe zum Verteilen in der Inbox!
Das verwendete Farbschema sorgt dafür, dass der Status der einzelnen Faxe auf Anhieb ersichtlich ist.
Folgende Farb- und Schriftkodierungen können auftreten:
Table 1. Farbkodierungen der Faxe
Font-Eigenschaften | Bedeutung |
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normal schwarz | Fax ist bereits betrachtet worden und es wurde von keinem Nutzer abgewiesen |
fett schwarz | Fax ist noch nicht betrachtet worden und es wurde von keinem Nutzer abgewiesen |
normal rot | Fax ist bereits betrachtet worden und es Fax wurde von einem Nutzer bzw. mehreren Nutzern abgewiesen |
fett rot | Fax ist noch nicht betrachtet worden und es wurde von einem Nutzer bzw. mehreren Nutzern abgewiesen |
Die Aufgabe des Fax-Managers besteht im Wesentlichen darin, eingegangene Faxe an die eigentlichen Empfänger weiterzuleiten, nichtzustellbare Faxe zu löschen, von Empfängern abgewiesene Faxe erneut zuzuweisen bzw. zu löschen und leere bzw. ungenutzte Fax-Boxen der Nutzer zu entfernen. Die letztere Aktion ist als Systempflege anzusehen und soll dabei helfen, unnötig belegten Speicherplatz freizugeben.
Ein Fax kann entweder durch Anklicken des Faxnamens (2. Spalte in Tabelle) oder durch Betätigen des Links "ansehen" (7. Spalte in Tabelle) eingesehen werden.
Normalerweise sollte es möglich sein, den Empfänger eines Faxes durch Ansicht der ersten Faxseite festzustellen. Falls das nicht ausreicht, kann der Faxmanager weitere Seiten des Faxes betrachten. Die Nutzer werden in ihrer Inbox durch eine farbliche Markierung darauf aufmerksam gemacht, ob ein Faxmanager mehr als die erste Seite eines Faxes betrachtet hat.
Nachdem diese Aktion durchgeführt wurde, öffnet sich ein zusätzliches Fenster:
Sowohl im oberen als auch im unteren Bereich dieses Fensters ist eine grau unterlegte Menü-Leiste zu sehen. Es bestehen folgende Anzeigemöglichkeiten (Auflistung in der Reihenfolge der Buttons):
Ansicht auf Fensterhöhe anpassen
Ansicht auf Fensterbreite anpassen
Anzeige des Fax in Originalgröße
Drehen des Fax um 90 Grad (siehe nachfolgende Bemerkung)
Drehen des Fax um 180 Grad (siehe nachfolgende Bemerkung)
Sprung zur ersten Seite des Fax
Sprung zur vorherigen Seite des Fax
Sprung zur nächsten Seite des Fax
Sprung zur letzten Seite des Fax
Bemerkung: Bei dem Drehen eines Faxes werden immer alle Seiten einschließlich des PDF-Dokumentes bearbeitet. Dabei ist Folgendes zu beachten:
Um das PDF zu einem Fax zu drehen, muss das Fax in der PNG-Ansicht gedreht werden, d.h. das Drehen wird über die Ansicht im Web-Browser durchgeführt
Im Einzelfall (bei großen, mehrseitigen Faxen) können hier längere Wartezeiten entstehen -> für den Browser erscheint die Aktion als bereits abgeschlossen, jedoch verläft die Verarbeitung im Hintergrund weiter. In diesem Fall muß eventuell der Refresh-Button des Browsers betätigt werden.
Im neuen Fax-System ist es möglich, bestimmte Aktionen, welche auf einem Fax durchgeführt wurden, festzuhalten. Der Nutzer ist somit in der Lage, eine Art Aktionsprotokoll zu jedem Fax einzusehen.
Diese Informationen kann sich der Nutzer anzeigen lassen, indem er auf den Link "info" klickt, welcher (zu jedem Fax) in der 8. Spalte der Übersichtstabelle aufgeführt ist. Nach dem Klick auf diesen Link öffnet sich ein zusätzliches Fenster, welches diese Status-Informationen anzeigt.
Nachdem ermittelt wurde, an welche Person(en) ein Fax adressiert ist, ist der Vorgang der Weiterleitung an die jeweilige(n) Person(en) durchzuführen.
Auswahl des zuzustellenden Fax: Markieren Sie das Fax durch Klicken der entsprechenden Checkbox in der 1. Spalte. Sie können auch mehrer Faxe auswählen, sofern diese dieselben Empfänger haben.
Klicken Sie auf den Button "Nutzer intern zuteilen". Sie werden auf eine neue Seite geleitet, auf der Sie die Empfänger auswählen können.
Empfänger auswählen: Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger aus der Nutzer-Liste (links), indem Sie auf den oder die Namen klicken (Mehrfachauswahl durch STRG + Linke Maustaste). Die ausgewählten Nutzer werden markiert. Nachdem Sie die Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie den Button ">>" . Die Nutzer werden der Empfängerliste zugeordnet. Um Nutzer von der Empfängerliste zu streichen, markieren Sie diese und klicken Sie den Button << .
Fax zustellen: Klicken Sie den Button "Zustellen", um das Fax an den / die jeweiligen Nutzer weiterzuleiten
Der Vorgang des Weiterleitens kann jederzeit durch den Button "Abbrechen" im unteren Seitenbereich abgebrochen werden.
Nach Beendigung des Vorgangs werden Sie in die Faxmanager-Inbox weitergeleitet.
Die Fax-Manager haben ebenfalls die Möglichkeit, Faxe an Nutzer weiterzuleiten, die nicht in der Firma ansässig sind, oder an Mitarbeiter, die zur Zeit keinen Zugriff auf ihre Fax-Inbox haben. Diese Weiterleitung / Zuweisung erfolgt durch den Versand der Faxe als E-Mail. Der Fax-Manager gibt dabei eine oder mehrere E-Mail-Adressen an, an die das Fax anschließend als PDF versendet wird.
Diese Zuweisung eines Faxes an einen Nutzer per E-Mail wird durch folgende Schritte veranlasst:
Auswahl des zuzustellenden Fax: Markieren Sie das Fax durch Klicken der entsprechenden Checkbox in der 1. Spalte. Sie können auch mehrer Faxe auswählen, sofern diese dieselben Empfänger haben.
Klicken Sie auf den Button "Nutzer per E-Mail zuteilen". Sie werden auf eine neue Seite geleitet, auf der Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger angeben können. Tragen Sie die Adressen der Empfänger in das Textfeld ein. Trennen Sie bei Angabe mehrerer E-Mail-Adressen die einzelnen Adressen durch ein Komma voneinander (siehe nachfolgende Abbildung).
Klicken Sie auf den Button "Zustellen", um das Fax an die angegebenen Adressen zu versenden.
Durch Anklicken des Buttons "Zurücksetzen" löschen Sie die von Ihnen angegebenen Adressen, indem der Inhalt des Textfeldes entfernt wird. Der Button "Abbrechen" kann genutzt werden, um den aktuellen Vorgang vorzeitig (vor dem Versand) abzubrechen und in die Inbox des Fax-Managers zurückzukehren.
Nach Beendigung des Vorgangs werden Sie umgehend in die Faxmanager-Inbox weitergeleitet.
Der Vorgang des Löschens eines Fax gliedert sich in mehrere Teilschritte. Zunächst wird ein Fax, welches aus der Faxmanager-Inbox gelöscht werden soll, in den Papierkorb verschoben. Dort wird es solange vorgehalten, bis der Faxmanager das Fax aus dem Papierkorb endgültig löscht oder es wieder zurück in die Faxmanager-Inbox verschiebt.
Verschieben eines Fax in den Papierkorb
Auswahl des zu löschenden Fax: Markieren Sie das Fax durch Klicken auf die Checkbox in der 1. Spalte. Sie können auch mehrere Faxe auswählen, sofern diese alle gelöscht werden sollen.
Klicken Sie auf den Button "Entfernen". Das von Ihnen ausgewählte Fax wird aus der Tabelle entfernt und in den Papierkorb verschoben.
Löschen / Wiederherstellen eines Fax aus dem Papierkorb
Wechsel zum Bereich "Papierkorb": Der Wechsel von der Faxmananger-Inbox in den Papierkorb erfolgt durch Klicken auf den Menüeintrag "Papierkorb" im oberen Bereich der Seite.
Auswahl des zu löschenden/wiederherzustellenden Fax: Markieren Sie das jeweilige Fax durch Klicken auf die Checkbox in der 1. Spalte der Tabelle (Mehrfachauswahl möglich).
Wiederherstellen oder Löschen? Nachdem Sie das entsprechende Fax markiert haben, können Sie eine der folgenden Aktionen (unterhalb der Tabelle) wählen:
Ausgewählte(s) Fax in die Faxmanager-Inbox verschieben
Ausgewählte(s) Fax endgültig löschen
Löschen/Wiederherstelen durchführen: Bestätigen Sie die von Ihnen gewählte Aktion, indem Sie auf den Button "Ausführen" klicken.
Diese Funktion wird benötigt, um das Fax-System in einem sauberen Zustand zu halten. Bei der Durchführung dieser Aktion werden alle persönlichen Faxnutzer-Inboxen daraufhin untersucht, ob sie leer sind oder ob der Nutzer, dem diese Inbox gehört, noch gültiger Fax-Nutzer ist. Sollte die Inbox leer oder ein Nutzer unbekannt sein, so wird diese aufgelistet. Alle aufgelisteten Faxnutzerordner können dann entfernt werden, wobei die enthaltenen Faxe zuvor manuell in die Faxmanager-Inbox verschoben werden können.
Wenn eine Fax-Inbox entfernt wurde, weil diese leer war, jedoch der Nutzer bekannt ist, so wird bei erneutem Eingang eines Fax für diesen Nutzer die Fax-Inbox wieder angelegt.
Durchführung des Abgleichs:
Wechsel zum Bereich Faxnutzerordner: Der Wechsel von der Faxmananger-Inbox in den Faxnutzerordner erfolgt durch Klicken auf den Menüeintrag Faxnutzerordner im oberen Bereich der Faxmanager-Inbox. Sie werden auf eine neue Seite geleitet, auf der das Ergebnis (Liste von Fax-Boxen) des oben beschriebenen Abgleichs angezeigt wird.
Auswahl der zu entfernenden Fax-Boxen: Markieren Sie die jeweilige Fax-Box durch Klicken auf die Checkbox in der 1. Spalte der Tabelle (Mehrfachauswahl möglich).
Inhalt verschieben oder sofort löschen? Nachdem Sie die betreffenden Fax-Boxen ausgewählt haben, muss die durchzuführende Aktion festgelegt werden. Unter der Tabelle der gelisteten Fax-Boxen stehen folgende Aktionen zur Auswahl:
Ordnerinhalt in Faxmanager-Inbox verschieben
Ordner (mit Ordnerinhalt) löschen
Aktion ausführen: Bestätigen Sie Ihre Auswahl und die dafür geltende Aktion, indem Sie den Button "Ausführen" klicken. Klicken Sie auf den Button "Zurücksetzen", um die getroffene Auswahl rückgängig zu machen.
Soll der Inhalt der Fax-Boxen gesichert werden, so wählen Sie die Aktion "Ordnerinhalt in Faxmanager-Inbox verschieben" und bestätigen Sie diese. Danach wurde der Inhalt in die Faxmanager-Inbox verschoben und Sie können die Aktion "Ordner (mit Ordnerinhalt) löschen" wählen, um die Fax-Boxen zu entfernen.
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