Benutzeroberfläche

Dieser Dokumentationsabschnitt erläutert kurz die graphische Benutzeroberfläche für die Fax-Manager und die Nutzer. Es wird damit eine kurze Einführung in die Fax-Umgebung gegeben und die durchführbaren Aktionen im System detailliert erklärt.

Arbeitsumgebung des Fax-Managers

Beschreibung der Arbeitsoberfläche

Befinden sich ein oder mehrere Faxe in der Faxmanager-Inbox, so stellt sich die Oberfläche wie folgt dar:

Arbeitsanleitung für Fax-Manager

Die Aufgabe des Fax-Managers besteht im Wesentlichen darin, eingegangene Faxe an die eigentlichen Empfänger weiterzuleiten, nichtzustellbare Faxe zu löschen, von Empfängern abgewiesene Faxe erneut zuzuweisen bzw. zu löschen und leere bzw. ungenutzte Fax-Boxen der Nutzer zu entfernen. Die letztere Aktion ist als Systempflege anzusehen und soll dabei helfen, unnötig belegten Speicherplatz freizugeben.

Betrachten eines Fax

Ein Fax kann entweder durch Anklicken des Faxnamens (2. Spalte in Tabelle) oder durch Betätigen des Links "ansehen" (7. Spalte in Tabelle) eingesehen werden.

Normalerweise sollte es möglich sein, den Empfänger eines Faxes durch Ansicht der ersten Faxseite festzustellen. Falls das nicht ausreicht, kann der Faxmanager weitere Seiten des Faxes betrachten. Die Nutzer werden in ihrer Inbox durch eine farbliche Markierung darauf aufmerksam gemacht, ob ein Faxmanager mehr als die erste Seite eines Faxes betrachtet hat.

Nachdem diese Aktion durchgeführt wurde, öffnet sich ein zusätzliches Fenster:

Sowohl im oberen als auch im unteren Bereich dieses Fensters ist eine grau unterlegte Menü-Leiste zu sehen. Es bestehen folgende Anzeigemöglichkeiten (Auflistung in der Reihenfolge der Buttons):

  • Ansicht auf Fensterhöhe anpassen

  • Ansicht auf Fensterbreite anpassen

  • Anzeige des Fax in Originalgröße

  • Drehen des Fax um 90 Grad (siehe nachfolgende Bemerkung)

  • Drehen des Fax um 180 Grad (siehe nachfolgende Bemerkung)

  • Sprung zur ersten Seite des Fax

  • Sprung zur vorherigen Seite des Fax

  • Sprung zur nächsten Seite des Fax

  • Sprung zur letzten Seite des Fax

Bemerkung: Bei dem Drehen eines Faxes werden immer alle Seiten einschließlich des PDF-Dokumentes bearbeitet. Dabei ist Folgendes zu beachten:

  • Um das PDF zu einem Fax zu drehen, muss das Fax in der PNG-Ansicht gedreht werden, d.h. das Drehen wird über die Ansicht im Web-Browser durchgeführt

  • Im Einzelfall (bei großen, mehrseitigen Faxen) können hier längere Wartezeiten entstehen -> für den Browser erscheint die Aktion als bereits abgeschlossen, jedoch verläft die Verarbeitung im Hintergrund weiter. In diesem Fall muß eventuell der Refresh-Button des Browsers betätigt werden.

Zuweisen eines Fax an einen / mehrere Nutzer per E-Mail

Die Fax-Manager haben ebenfalls die Möglichkeit, Faxe an Nutzer weiterzuleiten, die nicht in der Firma ansässig sind, oder an Mitarbeiter, die zur Zeit keinen Zugriff auf ihre Fax-Inbox haben. Diese Weiterleitung / Zuweisung erfolgt durch den Versand der Faxe als E-Mail. Der Fax-Manager gibt dabei eine oder mehrere E-Mail-Adressen an, an die das Fax anschließend als PDF versendet wird.

Diese Zuweisung eines Faxes an einen Nutzer per E-Mail wird durch folgende Schritte veranlasst:

  1. Auswahl des zuzustellenden Fax: Markieren Sie das Fax durch Klicken der entsprechenden Checkbox in der 1. Spalte. Sie können auch mehrer Faxe auswählen, sofern diese dieselben Empfänger haben.

  2. Klicken Sie auf den Button "Nutzer per E-Mail zuteilen". Sie werden auf eine neue Seite geleitet, auf der Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger angeben können. Tragen Sie die Adressen der Empfänger in das Textfeld ein. Trennen Sie bei Angabe mehrerer E-Mail-Adressen die einzelnen Adressen durch ein Komma voneinander (siehe nachfolgende Abbildung).

  3. Klicken Sie auf den Button "Zustellen", um das Fax an die angegebenen Adressen zu versenden.

Durch Anklicken des Buttons "Zurücksetzen" löschen Sie die von Ihnen angegebenen Adressen, indem der Inhalt des Textfeldes entfernt wird. Der Button "Abbrechen" kann genutzt werden, um den aktuellen Vorgang vorzeitig (vor dem Versand) abzubrechen und in die Inbox des Fax-Managers zurückzukehren.

Nach Beendigung des Vorgangs werden Sie umgehend in die Faxmanager-Inbox weitergeleitet.

Löschen eines Fax

Der Vorgang des Löschens eines Fax gliedert sich in mehrere Teilschritte. Zunächst wird ein Fax, welches aus der Faxmanager-Inbox gelöscht werden soll, in den Papierkorb verschoben. Dort wird es solange vorgehalten, bis der Faxmanager das Fax aus dem Papierkorb endgültig löscht oder es wieder zurück in die Faxmanager-Inbox verschiebt.

Verschieben eines Fax in den Papierkorb

  1. Auswahl des zu löschenden Fax: Markieren Sie das Fax durch Klicken auf die Checkbox in der 1. Spalte. Sie können auch mehrere Faxe auswählen, sofern diese alle gelöscht werden sollen.

  2. Klicken Sie auf den Button "Entfernen". Das von Ihnen ausgewählte Fax wird aus der Tabelle entfernt und in den Papierkorb verschoben.

Löschen / Wiederherstellen eines Fax aus dem Papierkorb

  1. Wechsel zum Bereich "Papierkorb": Der Wechsel von der Faxmananger-Inbox in den Papierkorb erfolgt durch Klicken auf den Menüeintrag "Papierkorb" im oberen Bereich der Seite.

  2. Auswahl des zu löschenden/wiederherzustellenden Fax: Markieren Sie das jeweilige Fax durch Klicken auf die Checkbox in der 1. Spalte der Tabelle (Mehrfachauswahl möglich).

  3. Wiederherstellen oder Löschen? Nachdem Sie das entsprechende Fax markiert haben, können Sie eine der folgenden Aktionen (unterhalb der Tabelle) wählen:

  4. Löschen/Wiederherstelen durchführen: Bestätigen Sie die von Ihnen gewählte Aktion, indem Sie auf den Button "Ausführen" klicken.

Aktion "Faxnutzerordner"

Diese Funktion wird benötigt, um das Fax-System in einem sauberen Zustand zu halten. Bei der Durchführung dieser Aktion werden alle persönlichen Faxnutzer-Inboxen daraufhin untersucht, ob sie leer sind oder ob der Nutzer, dem diese Inbox gehört, noch gültiger Fax-Nutzer ist. Sollte die Inbox leer oder ein Nutzer unbekannt sein, so wird diese aufgelistet. Alle aufgelisteten Faxnutzerordner können dann entfernt werden, wobei die enthaltenen Faxe zuvor manuell in die Faxmanager-Inbox verschoben werden können.

Wenn eine Fax-Inbox entfernt wurde, weil diese leer war, jedoch der Nutzer bekannt ist, so wird bei erneutem Eingang eines Fax für diesen Nutzer die Fax-Inbox wieder angelegt.

Durchführung des Abgleichs:

  1. Wechsel zum Bereich Faxnutzerordner: Der Wechsel von der Faxmananger-Inbox in den Faxnutzerordner erfolgt durch Klicken auf den Menüeintrag Faxnutzerordner im oberen Bereich der Faxmanager-Inbox. Sie werden auf eine neue Seite geleitet, auf der das Ergebnis (Liste von Fax-Boxen) des oben beschriebenen Abgleichs angezeigt wird.

  2. Auswahl der zu entfernenden Fax-Boxen: Markieren Sie die jeweilige Fax-Box durch Klicken auf die Checkbox in der 1. Spalte der Tabelle (Mehrfachauswahl möglich).

  3. Inhalt verschieben oder sofort löschen? Nachdem Sie die betreffenden Fax-Boxen ausgewählt haben, muss die durchzuführende Aktion festgelegt werden. Unter der Tabelle der gelisteten Fax-Boxen stehen folgende Aktionen zur Auswahl:

  4. Aktion ausführen: Bestätigen Sie Ihre Auswahl und die dafür geltende Aktion, indem Sie den Button "Ausführen" klicken. Klicken Sie auf den Button "Zurücksetzen", um die getroffene Auswahl rückgängig zu machen.

Soll der Inhalt der Fax-Boxen gesichert werden, so wählen Sie die Aktion "Ordnerinhalt in Faxmanager-Inbox verschieben" und bestätigen Sie diese. Danach wurde der Inhalt in die Faxmanager-Inbox verschoben und Sie können die Aktion "Ordner (mit Ordnerinhalt) löschen" wählen, um die Fax-Boxen zu entfernen.