ZopeFax Dokumentation: Dokumentation der T-Systems GEI GmbH Business Unit Sachsen, Version 1.02 (27.11.2003) | ||
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Befinden sich ein oder mehrere Faxe in der Faxmanager-Inbox, so stellt sich die Oberfläche wie folgt dar:
Am linken oberen Rand steht der Reiter "Dokumentation" zur Verfügung
Im mittleren Bereich der Oberfläche befindet sich eine Übersichtstabelle mit folgenden Spalten:
Name des Fax
Eingangsdatum
Angaben zu Qualität des Fax
Anzahl der Fax-Seiten
Faxnummer des Absenders
Aktionen "ansehen", "info", "pdf", "weiterleiten", "email", "abweisen" und "löschen"
Am unteren Tabellenrand ist ein Button "Refresh" zu sehen, der zur Aktualisierung des Browser-Fensters genutzt werden kann
Befindet sich kein Fax in Ihrer persönlichen Fax-Inbox, wird die oben beschriebene Tabelle nicht mehr angezeigt
Es erscheint stattdessen folgende Meldung: Herzlich willkommen in Ihrer persönlichen Fax-Inbox, Max Mustermann! Zur Zeit befinden sich keine Faxe in Ihrer Inbox !
Das verwendete Farbschema sorgt hier ebenfalls dafür, dass der Status der einzelnen Faxe auf Anhieb ersichtlich ist.
Folgende Farb- und Schriftkodierungen können auftreten:
Table 2. Farbkodierungen der Faxe
Font-Eigenschaften | Bedeutung |
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normal schwarz | Fax ist bereits betrachtet worden und es wurde von keinem Nutzer abgewiesen |
fett schwarz | Fax ist noch nicht betrachtet worden und es wurde von keinem Nutzer abgewiesen |
normal rot | Fax ist bereits betrachtet worden und es Fax wurde von einem Nutzer bzw. mehreren Nutzern abgewiesen |
fett rot | Fax ist noch nicht betrachtet worden und es wurde von einem Nutzer bzw. mehreren Nutzern abgewiesen |
Ein Fax-Nutzer hat die Möglichkeit, mehrere Aktionen mit den einzelnen Faxen durchzuführen - diese werden in den folgenden Abschnitten ausführlich vorgestellt:
Ein Fax kann entweder durch Anklicken des Faxnamens (2. Spalte in Tabelle) oder durch Betätigen des Links "ansehen" (7. Spalte in Tabelle) eingesehen werden.
Nachdem diese Aktion durchgeführt wurde, öffnet sich ein zusätzliches Fenster:
Sowohl im oberen als auch im unteren Bereich dieses Fensters ist ebenfalls die grau unterlegte Menü-Leiste zu sehen. Es bestehen folgende Anzeigemöglichkeiten (Auflistung in der Reihenfolge der Buttons):
Ansicht auf Fensterhöhe anpassen
Ansicht auf Fensterbreite anpassen
Anzeige des Fax in Originalgröße
Drehen des Fax um 90 Grad (siehe nachfolgende Bemerkung)
Drehen des Fax um 180 Grad (siehe nachfolgende Bemerkung)
Druckansicht (Ansicht des Fax unter Ausblendung der Menuleiste)
Sprung zur ersten Seite des Fax
Sprung zur vorherigen Seite des Fax
Sprung zur nächsten Seite des Fax
Sprung zur letzten Seite des Fax
Bemerkung: Bei dem Drehen eines Faxes werden immer alle Seiten einschließlich des PDF-Dokumentes bearbeitet. Dabei ist Folgendes zu beachten:
Um das PDF zu einem Fax zu drehen, muss das Fax in der PNG-Ansicht gedreht werden, d.h. das Drehen wird über die Ansicht im Web-Browser durchgeführt.
Im Einzelfall (bei großen, mehrseitigen Faxen) können hier längere Wartezeiten entstehen -> für den Browser erscheint die Aktion als bereits abgeschlossen, jedoch verläuft die Verarbeitung im Hintergrund weiter. In diesem Fall muss eventuell der Refresh-Button des Browsers betätigt werden.
Im neuen Fax-System ist es möglich, bestimmte Aktionen, welche auf einem Fax durchgeführt wurden, festzuhalten. Der Nutzer ist somit in der Lage, eine Art Aktionsprotokoll zu jedem Fax einzusehen.
Diese Informationen kann sich der Nutzer anzeigen lassen, indem er auf den Link "info" klickt, welcher (zu jedem Fax) in der 8. Spalte der Übersichtstabelle aufgeführt ist. Nach dem Klick auf diesen Link öffnet sich ein zusätzliches Fenster, das diese Status-Informationen anzeigt.
Der Fax-Nutzer kann sich das Fax aus dem Browser heraus als PDF anzeigen lassen. Für diese Aktion muss auf den Rechnern der Fax-Nutzer das Programm "Adobe Acrobat Reader" installiert sein.
Sie können das Fax als PDF betrachten, indem Sie auf den Link "pdf" klicken.
Durch diese Option ist der Fax-Nutzer in der Lage, ein mehrseitiges Fax als ein PDF-Dokument (anstatt mehrerer einzelner Web-Seiten) zu betrachten und herunterzuladen. Das Fax kann somit aus dem Fax-System auf den PC abgespeichert werden. Außerdem kann der Nutzer dadurch das gesamte Fax über den "Acrobat Reader" in einem Durchlauf ausdrucken.
Auswahl des weiterzuleitenden Fax: Klicken Sie auf den den Link "weiterleiten" des entsprechenden Fax. Sie werden auf eine neue Seite geleitet, auf der Sie die Empfänger auswählen können.
Empfänger auswählen: Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger aus der Nutzer-Liste (links), indem Sie auf seinen Namen klicken (Mehrfachauswahl durch STRG + linke Maustaste). Die ausgewählten Nutzer werden markiert. Nachdem Sie die Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie den Button ">>" . Die markierten Nutzer werden der Empfängerliste zugeordnet. Um Nutzer von der Empfängerliste zu streichen, markieren Sie diese in der rechten Spalte und klicken Sie den Button << .
Fax zustellen: Klicken Sie den Button "Zustellen", um das Fax an den / die ausgewählten Nutzer weiterzuleiten.
Das Weiterleiten kann jederzeit durch den Button "Abbrechen" im unteren Seitenbereich abgebrochen werden.
Nach Beendigung des Vorgangs werden Sie umgehend in Ihre persönliche Fax-Inbox weitergeleitet.
Die Fax-Nutzer haben ebenfalls die Möglichkeit, Faxe an Nutzer weiterzuleiten, die nicht in der Firma ansässig sind oder an Mitarbeiter, die zur Zeit keinen Zugriff auf ihre Fax-Inbox haben. Diese Weiterleitung / Zuweisung erfolgt durch den Versand der Faxe als E-Mail. Der Nutzer gibt dabei eine oder mehrere E-Mail-Adressen an, an die das Fax anschließend als PDF versendet wird.
Auswahl des weiterzuleitenden Fax: Klicken Sie auf den den Link "email" des entsprechenden Fax. Sie werden auf eine neue Seite geleitet, auf der Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger angeben können. Tragen Sie die Adressen der Empfänger in das Textfeld ein. Trennen Sie bei Angabe mehrerer E-Mail-Adressen die einzelnen Adressen durch ein Komma voneinander (siehe nachfolgende Abbildung).
Klicken Sie auf den Button "Zustellen", um das Fax an die angegebenen Adressen zu versenden.
Durch Anklicken des Buttons "Zurücksetzen" löschen Sie die von Ihnen angegebenen Adressen, indem der Inhalt des Textfeldes entfernt wird. Der Button "Abbrechen" kann genutzt werden, um den aktuellen Vorgang vorzeitig (vor dem Versand) abzubrechen und in die Inbox des Fax-Managers zurückzukehren.
Nach Beendigung des Vorgangs werden Sie umgehend in Ihre persönliche Fax-Inbox weitergeleitet.
Sollten Sie einmal ein Fax erhalten, welches irrtümlich Ihnen zugewiesen wurde, so bitten wir Sie, dieses Fax abzuweisen. Das Fax wird somit aus Ihrer Inbox entfernt und an den Fax-Manager zurückgegeben. Dieser wird dann versuchen, den richtigen Empfänger festzustellen.
Um ein Fax abzuweisen, klicken Sie einfach auf den Eintrag "abweisen" in der Tabellenzeile des jeweiligen Faxes.
Ein Fax wird gelöscht, indem man in der jeweiligen Tabellenzeile auf die Aktion "löschen" klickt.
Hinweis: Das Löschen eines Fax kann nicht rückgängig gemacht werden!
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